InvoiceIN - Toelichting, tips & trucs

Factuursysteem: InvoiceIN - toelichting, tips & trucs

Zijkant: 

Onderkant:

* Sneller coderen: profiel aanmaken

Wanneer u een te verwerken factuur in beeld heeft is rechts onderin beeld de knop “Profiel maken” te zien. Wanneer u na het coderen van de factuur (en nog voordat u op de groene knop klikt) op deze knop klikt, worden ingevulde grootboeknummer(s), schoolnummer(s) en eventueel locatienummer(s) en/of subcode(s) 3 opgeslagen. Wanneer er later weer een factuur van dezelfde leverancier komt, kunt u klikken op “Profiel toepassen”, waardoor deze opgeslagen gegevens automatisch weer verschijnen. Zie ook onderstaande afbeelding.

Het werken met profielen is ook handig wanneer facturen over meerdere regels moeten worden uitgesplitst, wanneer u dit de 1^e keer doet en dan het profiel aanmaakt, doet het systeem dit de volgende keer automatisch na klikken op “Profiel toepassen”.

Wanneer u facturen zoekt van een bepaalde leverancier, voer dan altijd een sterretje * in voor uw zoekopdracht, gevolgd door een klein deel van de naam van de leverancier die u zoekt. Doet u dit niet dan kan het voorkomen dat u niet vindt waar u naar op zoek bent.

Zie onderstaande afbeelding als voorbeeld, hier wordt een factuur van Digital Revolution gezocht. Indien u geen sterretje voor de letters “rev” had geplaatst, had u de factuur niet gevonden omdat het systeem alleen zoekt naar leveranciers waarvan de naam begint met “rev”. Door een sterretje voor de zoekopdracht te plaatsen wordt door het systeem ook gekeken naar of de zoektekst verderop in de leveranciersnaam voorkomt. 

Op de Startpagina of wanneer u in een Postvak of het Register (indien voor u beschikbaar) kijkt, ziet u bovenin beeld uw naam staan.

Wanneer u op uw naam klikt en daarna op “Profiel wijzigen” kunt u een aantal gegevens wijzigen:

• Notificatie inbox: indien u deze optie inschakelt ontvangt u voor elke factuur die voor u is klaargezet een notificatie in uw mailbox.
• Notificatie per dag: ontvang elke dag één e-mail indien er één of meerdere facturen voor u ter afhandeling staan. Is uw Postvak IN leeg dan ontvangt u uiteraard geen e-mail.
• Persoonlijke e-mailadressen: u kunt hier de door u gewenste e-mailadressen toevoegen (en ook weer verwijderen) waarnaar u regelmatig een mail wil sturen bijvoorbeeld m.b.t. een vraag over een factuur. Deze lijst verschijnt wanneer u bij een factuur op het tabblad E-mail op “Aan” klikt.
• Default sent copy: deze optie (“Kopie voor uzelf”) is standaard ingeschakeld op het tabblad e-mail bij de factuur, waardoor u een kopie van de e-mail die u verstuurt ook in uw mailbox ontvangt indien u het vinkje laat staan. Mocht u dit overbodig vinden, dan kunt u deze optie uitschakelen in uw profiel. U ontvangt dan standaard geen kopie in uw mailbox, tenzij u het hokje “Kopie voor uzelf” voor het verzenden van de mail aanklikt.

De menubalk aan de zijkant kan ingeklapt worden door op de lijn te klikken, zie de afbeelding hieronder: