Dankzij deze update biedt InvoiceIN een modernere, frissere uitstraling én een soepelere gebruikerservaring. Er zijn een aantal slimme verbeteringen aangebracht die het verwerken van facturen en declaraties sneller en overzichtelijker maken. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste wijzigingen en nieuwe functionaliteiten.

• Actueel register
• Coderen
• Coderingsprofielen
• Meerdere codeerders en/of accordeerders op één entiteit
• Factuur openen op tweede scherm
• Substatus geven aan factuur / declaratie

Actueel register

Naast het Register waarin alle facturen van de laatste zeven jaren terug zijn te zien is er nu ook een Actueel register. 

Alle facturen van de betreffende school / locatie / afdeling van één jaar oud en nieuwer zijn hier terug te vinden. Hierdoor hoeven niet alle facturen te worden opgehaald, wat de laadsnelheid bevordert. 

Het kan zijn dat je geen toegang hebt tot het Register (en dan dus ook niet tot het Actueel register). Deze optie (ook Inkijkfunctie genoemd) kan door het stafbureau/bestuurskantoor voor je aangevraagd worden d.m.v. het indienen van een autorisatieformulier.

Coderen

Coderen gaat op een iets andere manier dan je gewend was. Om het telkens laden van gegevens te voorkomen (zoals in de voorgaande versie van InvoiceIN gebeurde) vul je nu per grootboekregel eerst alle benodigde gegevens in waarna je op Toepassen klikt. 

Aandachtspunt: op het moment dat je een grootboekregel aan het invullen bent kun je verder niets doen met de factuur. Wil je iets anders doen met de factuur dan de codering invoeren dan dien je eerst op Toepassen of Annuleren te klikken. Daarna kun je pas weer iets doen met de factuur, zoals bijvoorbeeld doorzetten naar de volgende stap in het proces, nog een grootboekregel toevoegen, of een opmerking plaatsen. Voor meer informatie zie: Coderen en accorderen. 

Coderingsprofielen

Om sneller te kunnen coderen bestaat er de mogelijkheid om coderingsgegevens op te slaan en deze bij de volgende factuur van de betreffende leverancier automatisch te laden door op een knop te klikken. Het is nu ook mogelijk om meerdere profielen voor één leverancier aan te maken. Zie voor meer informatie: Profielen gebruiken (sneller coderen). 

Meerdere codeerders en/of accordeerders op één entiteit

Het is nu mogelijk om meerdere codeerders en/of accordeerders te koppelen aan een entiteit (school/afdeling/locatie. Er is altijd een hoofdaccordeerder en indien er sprake is van de rol codeerder, ook een hoofdcodeerder. 

Een sub-codeerder/accordeerder kan facturen/declaraties afhandelen door ze over te nemen (aan zichzelf toe te wijzen). Voor meer informatie zie: Factuur / declaratie overnemen van collega. 

Een sub-codeerder/accordeerder kan door het stafbureau/bestuurskantoor toegevoegd worden in het systeem d.m.v. het indienen van een autorisatieformulier. 

Factuur openen op tweede scherm

Dit is handig wanneer je meerdere facturen in je postvak IN selecteert en opent om ze achter elkaar af te handelen. Klik dan na openen van een factuur op Pop-out document.De factuur opent dan in een tweede scherm en springt elke keer automatisch mee naar de volgende factuur nadat je een factuur hebt afgehandeld.

Substatus geven aan factuur / declaratie 

Als er iets aan de hand is met een bepaalde factuur of declaratie dan kun je deze tijdelijk overslaan en er een substatus aan geven, zie onderstaande afbeelding: 

 Je ziet dit vervolgens ook terug in je facturenoverzicht in Postvak IN: 

 Wil je de volledige handleiding + tips & trucs bekijken? Klik dan hier.