INHOUDSOPGAVE

• Algemeen
  • Declaratie inzien
  • Declaratie indienen

Algemeen

In dit hoofdstuk wordt de declaratiemodule toegelicht. Je kunt zelf declaraties indienen. Een ingediende declaratie wordt ter goedkeuring aangeboden aan je werkgever, waarna ObT deze zal verwerken.

Declaratie inzien

1. Ga in het menu naar Declaraties I Declaraties. Een overzicht van je declaraties per status getoond.

2. Klik op ‘Nieuwe declaratie’ om een declaratie aan te maken.

3. Declaraties nog niet ingediend of afgewezen.
   Klik de regel aan om deze in te zien of te wijzigen.

4. Wacht op goedkeuring.
   Dit zijn de ingediende declaraties die nog moeten worden goedgekeurd. Deze kun je niet meer wijzigen. Klik op een regel om de inhoud in te zien.

5. Uitbetaalde of wacht op uitbetaling.
   Een overzicht van de uitbetaalde of nog uit te betalen declaraties Dit is te raadplegen in de kolom ‘status’. Klik op een regel om de inhoud in te zien.

Declaratie indienen

Met deze actie kun je zelf een declaratie indienen voor:

• Kilometervergoeding zakelijk
• Openbaar vervoer zakelijk
• Parkeer- tol- en veergelden
• VOG
• Eventuele fiets-, ICT- of vakbond regelingen
  
  

1. Ga in het menu naar Declaraties I Een standaard declaratie indienen.
2. Selecteer het contract waarop je de declaratie wilt indienen.
3. Klik op ‘Regel toevoegen’.Bijlage toevoegen
   
   Bij enkele declaraties is het verplicht een bijlage, zoals een bon toe te voegen. Het is mogelijk één of meerdere bijlage binnen een declaratie regel toe te voegen.
   
   
4. Klik op ‘Voeg één of meerdere bijlages toe’.
5. Verkenner wordt geopend. Selecteer het bestand of meerdere door bij aanklikken de ctrl-toets ingedrukt te houden.
6. Klik op ‘Inlezen’ om het totaalbedrag van de bon in te lezen. Aan het icoontje voor het inlezen, zie je dat de bon is ingelezen. 
7. Het bedrag van de bon wordt getoond en kan eventueel gewijzigd worden.
8. Klik op de prullenbak om een bijlage te verwijderen. De verwijderde bijlage kan nog worden teruggehaald met het pijltje.
9. Download de bijlages als een zip bestand naar je computer.
10. Vul de datum in.
11. Selecteer de juiste itemgroep en item.
12. Vul een omschrijving in.
13. Klik op:
    - Toevoegen à om de regel op te slaan.
    - Toevoegen en nieuw àom de regel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen aan de declaratie.
    - Toevoegen en kopiëren à om de regel op te slaan en deze regel te kopiëren naar een nieuwe regel.
    - Sluiten à om de regel niet op te slaan en het scherm te sluiten.
    
    

    Het is alleen mogelijk regels toe te voegen die door dezelfde rol (directeur/ P&O) moet worden goedgekeurd. Is een item licht grijs? Maak dan een nieuwe declaratie voor dit item aan.

    
    
14. Als je klaar bent met het toevoegen van alle regels kun je de declaratie indienen. Het is dus mogelijk om meerdere regels aan één declaratie te koppelen. Maak hier gebruik van voor het gemak bij het goedkeuren.