Persoonsgegevens | Eigen overzichten

Gewijzigd op Wo, 20 Aug om 3:19 PM

INHOUDSOPGAVE

Algemeen

Algemeen

Eigen overzichten zijn voor beschikbaar in Talent binnen de module Persoonsgegevens | Overzichten.
Met deze functie is het, voor de gebruikers met de rol hrm, mogelijk zelf een overzicht samen te stellen

met de beschikbare velden uit de module persoonsgegevens. Het overzicht is, indien nodig, op te

slaan en te delen met de rol hrm. Er wordt door Visma momenteel niet meer doorontwikkeld op deze

functionaliteit. Eventuele wensen voor extra velden of andere wensen kunnen daarom niet ingediend

worden.

Voor een uitgebreidere toelichting, kun je de helppagina binnen Talent raadplegen.

Maken van een eigen overzicht

Klik op Persoonsgegevens | Overzichten | Eigen overzichten.
Vul in om te zoeken binnen de eigen en gedeelde overzichten van anderen.
Vink deze optie aan om eigen overzichten en/of die van anderen in te zien.
Klik op ‘Nieuw overzicht maken’.
Selecteer het bestuur of een enkele afdeling.
Vink de optie ‘inclusief onderafdelingen aan’, indien nodig.
Selecteer een peildatum. Via een afdelingsfilter is het mogelijk een filter te maken met
verschillende afdelingen.
Selecteer een sectie om een veld te selecteren.
Vink een veld aan of uit, de ‘i’ geeft informatie over het veld.
De toegevoegde velden worden hier getoond. Via de pijltjes kan de volgorde worden
aangepast. Via de prullenbak kan het veld worden verwijderd.
Vul een naam van het overzicht in. Dit is geen vereiste! Bewaar alleen overzichten welke
vaker worden gebruikt. Het is ook mogelijk om een overzicht met gegevens op te vragen,
zonder deze op te slaan.
Klik op ‘Opslaan’.
Klik op ‘Vernieuwen’, om het overzicht te genereren. Het is noodzakelijk om bij elke
aanpassing in het overzicht op vernieuwen te klikken.
Het tabblad ‘Overzicht’ wordt geopend.
Klik op één van de knoppen op de gegevens te downloaden.
Vul een zoekopdracht in en klik op ‘find’ en ‘next’ om te zoeken binnen het bestand.

Gebruik van filters

Het is mogelijk de resultaten van een overzicht te filteren. Als er geen filter wordt ingesteld, worden

alle werknemers getoond. De filters worden opgeslagen bij het opslaan van een overzicht. Meer

informatie over de filters is te raadplegen binnen de helpfunctie van Talent. Klik binnen de instructie op

het tabblad ‘filter’ voor meer informatie.

Een veel gebruikt filter is het filter ‘actief contract’, deze wordt toegelicht.

Klik op ‘Filters’.
Selecteer het filter ‘Actief contract’.
Klik op ‘Toevoegen’. Je ontvangt een melding dat dit filter alleen beschikbaar is met een ‘And’
filter. Sluit de melding.
Het is mogelijk te filteren op:
* Contract actief op vandaag.
* Contract actief op datum  Vul de datum in.
* Contract minstens één dag actief in periode.
Vul een datum vanaf in en, indien nodig, een einddatum. Alle werknemers met minimaal één
dag een contract binnen deze periode wordt getoond in het overzicht.
Klik op ‘Opslaan’ om het filter op te slaan. Na opslaan is het mogelijk het filter te bewerken of
te verwijderen.
Klik op ‘vernieuwen’ als je het overzicht opnieuw wil generen met het ingestelde filter.
Klik op ‘Opslaan’ om het overzicht met filter op te slaan.

Gebruik van machtigingen

Via de machtigingen is het mogelijk een opgeslagen overzicht te delen met andere gebruikers, door

het selecteren van een rol. Deze gebruikers krijgen alleen inzagerechten. Deze gebruikers kunnen de

filters ook niet bewerken. Dit kan alleen de eigenaar van het overzicht.

Alleen gebruikers met de rol HRM en Salarisadministratie hebben toegang tot de overzichten. Het is

alleen mogelijk om met deze rollen een overzicht te delen.

Meer informatie over de machtigingen is te raadplegen binnen de helpfunctie van Talent. Klik binnen

de instructie op het tabblad ‘machtigingen’ voor meer informatie.

Klik op het tabblad ‘Machtigingen’.
Klik op ‘Rol’.
Klik op het pijltje.
Zoek de rol ‘HRM’ op en selecteer deze.
Klik op de pijl. De rol wordt getoond binnen de kolom ‘Nu voor inzien’.
Klik op ‘Opslaan’ om de machtiging binnen het overzicht op te slaan.
Het gedeelde overzicht is voor andere gebruikers zichtbaar door de optie ‘overzichten van
anderen’ aan te vinken.

Gebruik van eigenschappen

Via eigenschappen is het mogelijk om bijvoorbeeld de sortering in te stellen en de weergave van het

overzicht te optimaliseren.

Meer informatie over de eigenschappen is te raadplegen binnen de helpfunctie van Talent. Klik binnen

de instructie op het tabblad ‘eigenschappen’ voor meer informatie.

Een veel gebruikte optie is de sortering. Wanneer het overzicht geëxporteerd wordt naar Excel is het

raadzaam de optie ‘export’ aan te vinken.

Klik op het tabblad ‘Eigenschappen.
Er wordt informatie getoond van de eigenaar en de aanmaakdatum.
Selecteer een sortering.
Vink een optie aan. Wijs de ‘i’ aan voor meer informatie.
Klik op ‘Opslaan’ om de eigenschappen op te slaan binnen het overzicht.

Voorbeelden overzichten

Er is veel vraag naar overzichten welke al beschikbaar zijn voor ObT. Deze overzichten kunnen wel

worden gedeeld, maar het nadeel is dat je dan alleen inzagerechten hebt als bestuur/klant. Het is wel

wenselijk dat je zelf het beheer hebt op deze overzichten en gewenste filters. In dit hoofdstuk enkele

voorbeelden van overzichten.

Bezettingsoverzicht

Selecteer het bestuur.
Vul een naam van het overzicht in.

Voeg de secties en velden toe volgens onderstaande volgorde:

Volgorde	Sectie	Kolommen
1	Positie	Afdeling
2	Persoonlijke gegevens	Werknemernummer
3	Persoonlijke gegevens	Volledige naam
4	Persoonlijke gegevens	Leeftijd
5	Contract - Algemeen	Dienstverband
6	Contract - Algemeen	Contract
7	Positie	Functie
8	Werktijden	Effectief vanaf
9	Contract - Algemeen	Contract t/m
10	Werktijden	Werktijdfactor
11	Loonkostenverdeling	Kostendrager
12	Loonkostenverdeling	Kostenplaats
13	Loonkostenverdeling	Percentage
14	Loonkostenverdeling	Datum vanaf
15	Loonkostenverdeling	Datum t/m
16	Periode salaris	Salarisschaal
17	Periode salaris	Trede
18	Periode salaris	Gar. Salarisschaal
19	Periode salaris	Gar. Trede
20	Periode salaris	Salaris per periode
21	Positie	Kostenplaats
22	Positie	Kostendrager
23	IKV belastingregels	Datum Van
24	IKV belastingregels	Onbepaalde tijd
25	Contract - Algemeen	Indicatie contract

Bij secties die meerdere rijen kunnen hebben, selecteer je de optie ‘Loonkostenverdeling’.
Klik op ‘Opslaan’ om het overzicht tussentijds op te slaan.
Klik op het tabblad ‘Filter’ en selecteer het filter ‘Actief contract’.
Vink de optie ‘contract minstens één dag actief in periode aan en vul de gewenste datum in.
Klik op ‘Opslaan’ om het filter op te staan en sla nogmaals het overzicht op.
Klik op het tabblad ‘Machtigingen’.
Selecteer de rol HRM en geef deze rechten voor inzien.
Klik op ‘Opslaan’ om de machtigingen op te slaan binnen het overzicht.
Klik op het tabblad ‘Eigenschappen’.
Selecteer de sortering ‘Afdeling/naam werknemer’.
Selecteer de weergaveoptie ‘Export’.
Klik op ‘Opslaan’ om de eigenschappen op te slaan binnen het overzicht.
Klik op ‘Vernieuwen’ om het overzicht te genereren.

Dienstverbanden, inschaling en bedragen

Selecteer het bestuur.
Vul een naam van het overzicht in.

Voeg de secties en velden toe volgens onderstaande volgorde:

Volgorde	Sectie	Kolommen
1	Persoonlijke gegevens	Werknemernummer
2	Persoonlijke gegevens	Volledige naam
3	Persoonlijke gegevens	Geboortedatum
4	Contract - Algemeen	Dienstverband
5	Contract - Algemeen	Contract
6	Positie	Functie
7	Contract - Algemeen	Contract vanaf
8	Contract - Algemeen	Contract t/m
9	Periode salaris	Ingangsdatum
10	Periode salaris	Salarisschaal
11	Periode salaris	Trede
12	Periode salaris	Salaris (100%)
13	Periode salaris	Deeltijdfactor
14	Periode salaris	Salaris per periode
15	Persoonlijke gegevens	Jubileum

Klik op ‘Opslaan’ om het overzicht tussentijds op te slaan.
Klik op het tabblad ‘Filter’ en selecteer het filter ‘Actief contract’.
Vink de optie ‘contract minstens één dag actief in periode aan en vul de gewenste datum in.
Klik op ‘Opslaan’ om het filter op te staan en sla nogmaals het overzicht op.
Klik op het tabblad ‘Machtigingen’.
Selecteer de rol HRM en geef deze rechten voor inzien.
Klik op ‘Opslaan’ om de machtigingen op te slaan binnen het overzicht.
Klik op het tabblad ‘Eigenschappen’.
Selecteer de sortering ‘Werknemer nummer’ of een ander gewenste sortering.
Selecteer de weergaveoptie ‘Export’.
Klik op ‘Opslaan’ om de eigenschappen op te slaan binnen het overzicht.
Klik op ‘Vernieuwen’ om het overzicht te genereren.

Naam, geboorte-, in dienst- en AOW-datum

Selecteer het bestuur.
Vul een naam van het overzicht in.

Voeg de secties en velden toe volgens onderstaande volgorde:

Volgorde	Sectie	Kolommen
1	Positie	Afdeling
2	Persoonlijke gegevens	Werknemer nummer
3	Persoonlijke gegevens	Voorletters
4	Persoonlijke gegevens	Voornamen
5	Familie (Partner)	Voorvoegsel
6	Familie (Partner)	Achternaam
7	Persoonlijke gegevens	Partner
8	Persoonlijke gegevens	Voorvoegsel van geboortenaam
9	Persoonlijke gegevens	Geboortenaam
10	Persoonlijke gegevens	Geboortedatum
11	Persoonlijke gegevens	AOW-pensioendatum
12	Persoonlijke gegevens	Geslacht
13	Persoonlijke gegevens	Datum in dienst

Klik op ‘Opslaan’ om het overzicht tussentijds op te slaan.
Klik op het tabblad ‘Filter’ en selecteer het filter ‘Actief contract’.
Vink de optie ‘contract minstens één dag actief in periode aan en vul de gewenste datum in.
Klik op ‘Opslaan’ om het filter op te staan en sla nogmaals het overzicht op.
Klik op het tabblad ‘Machtigingen’.
Selecteer de rol HRM en geef deze rechten voor inzien.
Klik op ‘Opslaan’ om de machtigingen op te slaan binnen het overzicht.
Klik op het tabblad ‘Eigenschappen’.
Selecteer de sortering ‘Werknemer nummer’ of een ander gewenste sortering.
Selecteer de weergaveoptie ‘Export’.
Klik op ‘Opslaan’ om de eigenschappen op te slaan binnen het overzicht.
Klik op ‘Vernieuwen’ om het overzicht te genereren.