INHOUDSOPGAVE

• Algemeen
  • Overzicht Taken
  • Inhoud taak
  • Instellingen Taken
  • Taak in behandeling nemen
    • Beslissingstaak
    • Document genereren, bijwerken of weergeven.
    • Declaratie goedkeuren
    • Goedkeuren contractmutatie
    • Ontslag op eigen verzoek verwerken

Algemeen

In dit hoofdstuk wordt uitleg gegeven over het taken overzicht en het in behandeling nemen van taken. Alle acties die gestart worden in Visma HRM zijn gekoppeld aan een proces met daarin taken. Afhankelijk van je rol in Visma HRM kun je de acties starten of taken in behandeling nemen.

Overzicht Taken

We laten je zien waar je het overzicht van de door jou af te handelen taken terug te vinden zijn.

1. Selecteer in het menu Taken I Taken om het overzicht te openen of op de snelkoppeling Taken.
2. Standaard zijn er verschillende lijsten beschikbaar met taken. In de ‘to do’ lijst staan altijd alle openstaande taken.
3. Het is mogelijk om aparte lijst aan te maken in jouw taken en ze daarnaartoe te verplaatsen wanneer je ze apart wilt afhandelen. Je maakt dan een nieuwe lijst aan.
4. In het overzicht kun je per taak alles aanklikken en afwerken. Je kunt ook, door alle regels te selecteren en te klikken op automatisch doorgaan, de taken achter elkaar aan laten doorlopen en afhandelen.
5. Wanneer je in een taak klikt op ‘Later doen’ dan wordt, dan wordt de taak gekoppeld aan jou. Overige collega’s met dezelfde rol kunnen de taak niet meer inzien. Klik op ‘Deblokkeren’ om de taak vrij te geven voor iedereen met dezelfde rol.

Inhoud taak

1. De naam van de werknemer, klik op de naam om beknopte informatie over de werknemer in te zien. 
2. Invoernotities, klik op een invoernotitie te lezen of een notitie toe te voegen. Deze notitie is zichtbaar voor de volgende gebruiker in het proces.
3. Procedure, de naam van de procedure waaraan de taken gekoppeld zijn.
   Taak, de naam van de taak. Deze naam is niet direct relevant en komt veelal overeen met de titel van de taak.
    Meer informatie, hierin staat instructie over het afhandelen van de taak. 
4. Commentaar, hierin kun je voor jezelf informatie noteren. Deze informatie is alleen binnen de taak zichtbaar voor jou als gebruiker. Dit is dus anders dan een invoernotitie!
5. Te voltooien per, is een datum waarop de taak voltooid wordt.
6. Werknemer gegevens, klik hierop om informatie te krijgen over het contract waarop de taak gebaseerd is.
7. Afhankelijk van de inhoud van de taak zijn er verschillende knoppen beschikbaar.

Instellingen Taken

Voor het overzicht van taken zijn verschillende instellingen beschikbaar. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een e-mail te ontvangen wanneer een nieuwe taak op het overzicht staat.

1. Selecteer in het menu Taken I Instellingen.
2. Items per scherm: Het maximaal aantal taken dat tegelijkertijd op het beeld getoond worden kun je aanpassen. Standaard zijn 10 taken per pagina. Je kunt dit aanpassen naar een zelf in te vullen aantal. Wanneer een erg groot aantal gekozen wordt, kan het laden van de taken wat langer duren.
3. Stuur e-mail: Wanneer je een e-mail wilt ontvangen over nieuwe taken die aan jou zijn toegewezen kun je dit aanvinken. Log je dagelijks in, adviseren wij niet dit aan te zetten.
4. Taken die door mij zijn gedelegeerd: Ben je bijvoorbeeld langdurig ziek, dan kun je jouw taken degeleren naar jouw tijdelijke vervanger.
   Klik op ‘Voeg delegaties toe…’.
5. Selecteer ‘(Alle andere prcocedures).’
6. Selecteer jouw vervanger.
7. Vul in: vanaf datum en eventueel t/m datum.

8. Geef met het keuzerondje aan of het alleen lezen rechten zijn of alle rechten.

9. Klik op ‘Delegatie(s) toevoegen om de delegatie vast te leggen. Boven in het scherm verschijnt nu de ingestelde delegatie. 

Taak in behandeling nemen

Onderstaand tref je een aantal voorbeelden aan van hoe een taak af te handelen.

Beslissingstaak

Wanneer bijvoorbeeld een tijdelijk contract afloopt, krijg je een beslissingstaak. Hierin kun je bepalen of je het contract verlengt, omzet naar vast of beëindigt.

1.  Klik op de taak ‘Beslissing’, de taak wordt geopend.
2. In de vorige paragraaf is al uitleg gegeven over hoe de inhoud van een taak er uit ziet. Het is altijd van belang de instructies van de taak goed door te lezen.
3. In dit voorbeeld heb je een 3-tal knoppen. Kies voor de optie ‘Nieuw contract’. Er wordt direct een volgende taak geladen, namelijk het genereren van een document.

Document genereren, bijwerken of weergeven.

Binnen veel acties van Visma wordt gebruik gemaakt van documenten. Een document dat jezelf moet genereren ‘Document genereren’ of een document dat je moet controleren ‘Document bijwerken’.

In dit voorbeeld wordt uitleg gegeven over het genereren van een document. De werkwijze van het bijwerken van een document is namelijk hetzelfde. Het verschil is dat bij het bijwerken van een document, het document is gegenereerd door een andere gebruiker.

1. Klik in het taak overzicht op de taak ‘Document genereren’.
2. Lees de instructies door en klik op ‘Genereren’, een document wordt aangemaakt. In het geval het ene taak betreft voor een document weergeven, klik je op ‘volgende’. 
3. Een soort Word document wordt geopend, waarin je de gevraagd gegevens invult.
4. Klik op ‘Acties’ om de taak af te handelen.
5. Klik op ‘Gereed’ om de taak af te ronden, een volgende taak in het proces wordt gestart. Klik op ‘Later doen’ om de taak op een later moment verder af te ronden, De taak wordt in je taken overzicht getoond.
6. Klik op ‘Taakdetails’, om de te openen en je de instructie nog kunt raadplegen.

Declaratie goedkeuren

Een werknemer kan een declaratie indienen. Afhankelijk van de inrichting en je rol in Visma HRM is het mogelijk dat je een taak krijgt om een declaratie goed te keuren.

1. Klik op de taak ‘Goedkeuring’.
2. In het tabblad ‘regels in declaratie’, zie je de ingediende declaraties van de werknemer.
3. Indien er een bijlage (bijvoorbeeld een bon) aanwezig is, zie je dat als paperclip in betreffende regel. Het is raadzaam om altijd de bijlage te controleren, om te voorkomen dat de bedragen foutief geboekt of uitbetaald worden! Klik op de paperclip, om de bon te downloaden als zip of…
4. Klik op de regel voor meer details en de bijlage in een pop-up te openen.
5. Klik op de bijlage. Als het een afbeelding of pdf-document is, wordt de bijlage geopend in een pop-up. Andere bestandtypes worden gedownload.
6. Sluit het scherm.
7. Klik op ‘Goedkeuren’ om de declaratie goed te keuren. Afhankelijk van de soort declaratie ontvangt de salarisadministratie ook een taak om de declaratie goed te keuren.
8. Vul een commentaarveld in, als je de declaratie afkeurt.
9. Als je kiest voor afwijzen krijgt de medewerker een melding dat zijn declaratie is afgekeurd, met als reden de tekst in het commentaarveld. 

Goedkeuren contractmutatie

Enkele contractmutaties moeten worden goedgekeurd, voordat deze door ObT worden verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld een urenwijziging zijn. Afhankelijk van de inrichting en je rol in Visma HRM is het mogelijk dat je een taak krijgt om een mutatie goed te keuren.

1. Klik op de taak.
2. Controleer op eventuele invoernotities of voeg zelf een notitie toe.
3. Klik op ‘Bekijk details’, om de details in te zien welke je moet goedkeuren.
4. Naast de naam van de werknemer en ingangsdatum van de wijziging, worden de nieuwe contracturen, werktijdfactor en rooster getoond. 
5. De vorige waarden worden getoond.
6. Klik op ‘Bijwerken’ om een wijziging te maken.
7. Klik op ‘Volooien’, het scherm voor het accorderen van de wijziging wordt geopend. 
8. Klik op ‘Goedkeuren’ om de wijzigen goed te keuren. ObT ontvangt een taak om de wijziging te verwerken.
9. Klik op ‘Vraag om correctie’ om de initiatiefnemer van de actie om een correctie te vragen. Vul hiervoor het getoonde commentaarveld in. De initiatiefnemer ontvangt een taak met dit commentaar. 
10. Klik op ‘Afwijzen’ om de uren wijziging te annuleren. Vul hiervoor het getoonde commentaarveld in. De initiatiefnemer ontvangt een taak over de afwijzing. De wijziging wordt hiermee geannuleerd, LET OP: dit kan niet ongedaan gemaakt worden!
    

Ontslag op eigen verzoek verwerken

De werknemer vraagt via Mijn Talent ontslag aan, door het opstellen van een brief. Deze brief wordt als taak weergeven, waarna je een taak ontvangt om de ontslagaanvraag te verwerken.

1. Klik op de taak. 
2. Raadpleeg de instructie.
3. Klik op ‘Volgende’.
4. Raadpleeg de brief en klik op ‘Acties | Gereed’. 
5. Vul de ontslagdatum in.
6. Klik op ‘Starten’.
7. Vul de ontslagdatum in en reden einde contract.
8. Klik op ‘Voltooien’. De mutatie wordt verstuurd naar de eerstvolgende goedkeurder.